周一早上八点钟。
王星紫走进档案室,她看到赵师傅已经在档案室里面了,赵师傅正戴着老花镜整理一摞旧文件。
赵师傅听到脚步声,侧身望,瞥见她:“小王,来了?”
王星紫放下包:“赵师傅,早呀!”
王星紫瞧着档案室和她记忆中一样,高高的文件柜排成几列,只是档案室比原来更大了。她闻着空气里有旧纸张的味道,看到角落里多了一台新电脑,屏幕还亮着。
“小王,坐吧。”赵师傅指了指一张空桌子,“以后呀,你在这儿办公。”
王星紫看到桌子很干净,上面放着一个文件夹。她打开文件夹,见文件夹里面是项目资料。
“小王,这是数字化项目呀。”赵师傅走过来,走到王星紫旁边,“公司十年的数据呢,要全部电子化。纸质文件扫描哈,录入系统,建立索引,方便查询。”
王星紫翻看着资料,看到项目很庞大,涉及公司成立以来所有的合同、报告和会议记录。
“嗯,我们公司以前也尝试过呢,但没做成。”赵师傅解释道,“公司要么人手不够啊,要么方法不对啊。这次公司下了决心,要彻底完成。”
王星紫问:“啊?交给我么?”
赵师傅:“你牵头哈。我给你配了两个实习生,今天下午到。设备已经申请了,扫描仪明天送来。”
王星紫感觉到肩上的重量,同时感受到赵师傅对她的信任。
“小王呀,你有什么问题随时问我呢。”赵师傅拍拍她的肩膀,“我在这儿工作三十多年了啦,我想这些文件的故事,我都知道。”
王星紫笑靥如花:“好,谢谢赵师傅哈。”
上午九点钟。
王星紫去熟悉环境,看到档案室比原来更大,还分为几个区域:合同区、报告区、会议记录区和人事档案区,每个区都有编号。
她拿出笔记本,开始画平面图:哪里放扫描仪,做临时工作区,存放已处理的文件。
中午饭点。
王星紫没去食堂,在档案室吃了带来的面包,边吃边看项目计划。
下午两点。
王星紫看到两个实习生来了,一男一女。男生叫李小唐,二十二岁,计算机专业毕业,戴着一副黑框眼镜,有点腼腆。女生叫林小雨,二十三岁,学档案管理的,说话很快,看起来很干练。
“你们好!我是王星紫,负责这个项目。”王星紫和他们握手,“接下来几个月呀,我们一起工作。”
李小唐静静听。
林小雨问:“具体要做什么呢?”
王星紫带他们走了一圈,介绍各个区域:“一是整理呢,把所有文件按年份和类型分类。二呢,是扫描呀!三嘛,是录入信息,建立数据库。四是检查核对的哦。”
林小雨嘀咕:“嗯,怎么我感觉听起来很枯燥呀。”
“嗯,是有一点点枯燥呀。”王星紫诚实回应,“但很重要,这些数据是公司的历史,是未来的基础啊。”
她看了看两人道,“你们若是觉得不适合,现在可以提出来呢。”
李小唐一脸认真:“我……我想试试。”
林小雨想想:“我也试试。”
“好。”王星紫缓缓开口,“那今天先熟悉环境。小唐,你看看电脑和软件,想一下怎么建数据库合适。小雨,你呢?跟我一起整理文件吧。”
大家的工作开始了。
王星紫和林小雨从最早的年份开始,一箱一箱打开,一份一份整理,好多文件已经发黄,边缘破损,有些字迹模糊,亦需要仔细辨认。
“星紫姐,你看看呀,这份合同好旧。”林小雨拿起一份文件,“嗯,2009年的,公司刚成立的时候。”
王星紫接过文件看了看,发现是公司的第一份租赁合同,租了现在这栋楼的办公室,签字的创始人现在已经是公司元老。
王星紫把合同小心放进待扫描的箱子。
下午五点钟。
他们整理了超大的三个箱子。李小唐那边也有了进展,他列出了一个数据库的基本结构。
“星紫姐,我们可以按年份、部门和文件类型和关键词来分类啊。”李小唐在电脑上演示,“嗯,查询的时候,可以组合条件。”
“很好呀!”王星紫向李小唐坚起大拇指,“嗯,明天扫描仪到了,我们实际试试。”
下班时间到了。
王星紫让李小唐和林小雨先走,她想留下来加班做计划。
王星紫画了一张详细的工作流程图,文件整理,扫描,数据录入,质量检查,每个环节都标明了负责人和时间要求。
王星紫画了一张进度表,贴在墙上,表上分了几个阶段,每个阶段有明确的转折点。
王星紫瞧着自己完成了第一个转折点:公司创业期2009-2011年的数据数字化,估算了一下时间,如果顺利,需要一个月。
王星紫做完这些下班,已经七点了。
第二天。
王星紫看到扫描仪已经送来了,是很大一台机器,占了不少空间啊。
李小唐研究了扫描仪说明书,调试了半天,终于能正常工作了。
王星紫拿出昨天那份租赁合同:“嗯,我先来吧,先试一份呢。”
李小唐把合同放进扫描仪,按下按钮,机器不停运作,一页一页扫描,扫描完成,电脑上显示出图像,很清晰,连边缘的折痕亦能看见。